En un mundo donde el trabajo híbrido se ha consolidado, contar con una sala de reuniones bien equipada ya no es un lujo: es una necesidad. Cómo equipar tu sala de reuniones con un sistema de videoconferencia. Tanto si colaboras con otros equipos, como si te reúnes con clientes o proveedores, una experiencia de videoconferencia fluida transmite profesionalidad, mejora la comunicación y evita frustraciones.
En esta guía te explicamos cómo equipar correctamente una sala de reuniones según su tamaño, los elementos que no pueden faltar y las soluciones que recomendamos en Soft Controls.
Consejos para equipar tu sala de videoconferencia
? 1. Define el tipo de sala
Antes de elegir equipos, hay que tener claro el tamaño y uso de la sala:
- Pequeña (Huddle room): hasta 4 personas
- Mediana: entre 5 y 10 personas
- Grande: más de 10 personas o salas tipo junta
Cada espacio requiere una configuración distinta, sobre todo en cuanto a captación de audio y cobertura de la cámara.
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? 2. Equipamiento esencial para una sala de videoconferencia
Cómo equipar tu sala de videoconferencia. Para salas muy grandes, es recomendable el uso de más de una cámara. Las soluciones más modernas permiten realizar cambios de cámara automáticos mediante detección de voz o movimiento, sin necesidad de un realizador o mezclador de vídeo. Esto garantiza una experiencia dinámica y profesional sin complicaciones.
? Cámara
Puede ser una cámara USB sencilla, una barra de videoconferencia todo en uno, o una cámara PTZ (con zoom y movimiento) si la sala es grande. Algunas incluyen IA para enfocar al hablante.
En salas muy grandes, es habitual instalar varias cámaras para cubrir ángulos diferentes o zonas específicas de la mesa. Las soluciones más avanzadas permiten hacer cambios automáticos de cámara en función de quién habla o se mueve, sin necesidad de realizador ni mezclador de vídeo, mejorando la experiencia sin complicaciones técnicas.
Además, algunos modelos incorporan doble lente, lo que mejora el ángulo de captación y permite combinar un plano general fijo con planos de seguimiento inteligente. Gracias a la IA multicámara, estas soluciones ofrecen un encuadre automático más preciso, reconociendo quién está hablando o desde dónde proviene el sonido, y ajustando el plano en tiempo real sin intervención manual. una barra de videoconferencia todo en uno, o una cámara PTZ (con zoom y movimiento) si la sala es grande. Algunas incluyen IA para enfocar al hablante.
En salas muy grandes, es habitual instalar varias cámaras para cubrir ángulos diferentes o zonas específicas de la mesa. Las soluciones más avanzadas permiten hacer cambios automáticos de cámara en función de quién habla o se mueve, sin necesidad de realizador ni mezclador de vídeo, mejorando la experiencia sin complicaciones técnicas. (con zoom y movimiento) si la sala es grande. Algunas incluyen IA para enfocar al hablante. https://es.communication.avereurope.com/model/vb370a
? Micrófono y altavoz
En salas pequeñas, un dispositivo all-in-one es suficiente. Para salas medianas o grandes, conviene usar microfonía de techo o sobremesa y altavoces separados o integrados en pantalla.
Además, hay que tener en cuenta la acústica de la sala. En espacios con mala acústica o mucha reverberación, será necesario utilizar varios micrófonos de sobremesa para garantizar una buena captación del sonido. Lo recomendable es que ningún participante esté a más de 1,5 metros del micrófono más cercano.
En salas muy grandes o salones de actos donde es necesario amplificar la voz dentro de la propia sala, se requiere el uso de procesadores de audio profesionales con cancelación de eco y supresión de feedback acústico. Estos dispositivos evitan acoples y mejoran significativamente la calidad del sonido tanto para los asistentes en la sala como para los participantes remotos. Para salas medianas o grandes, conviene usar microfonía de techo o sobremesa y altavoces separados o integrados en pantalla.
Además, hay que tener en cuenta la acústica de la sala. En espacios con mala acústica o mucha reverberación, será necesario utilizar varios micrófonos de sobremesa para garantizar una buena captación del sonido. Lo recomendable es que ningún participante esté a más de 1,5 metros del micrófono más cercano. Para salas medianas o grandes, conviene usar microfonía de techo o sobremesa y altavoces separados o integrados en pantalla.
? Pantalla profesional
Cómo equipar tu sala de videoconferencia. Evita usar televisores domésticos. Recomendamos pantallas profesionales de 55» a 86» según la distancia de visionado. Las pantallas con OPS permiten integrar un PC directamente.
Si eliges una pantalla con OPS, la instalación queda mucho más limpia y profesional: se evita el uso de cableados visibles y todos los dispositivos periféricos (cámara, microfonía, red, pantalla táctil) pueden conectarse directamente al módulo OPS. Esto permite dejar en la mesa únicamente un teclado inalámbrico Bluetooth, aportando orden y facilidad de uso sin sacrificar funcionalidad.. Recomendamos pantallas profesionales de 55» a 86» según la distancia de visionado. Las pantallas con OPS permiten integrar un PC directamente.
? PC o sistema operativo
Puedes usar un mini PC conectado, un OPS integrado en la pantalla, o bien soluciones BYOD (Bring Your Own Device), que pueden ser por conexión cableada o inalámbrica, como es el caso de sistemas como Barco ClickShare CX, donde los participantes se conectan desde su portátil sin necesidad de cables.
También existen sistemas autónomos certificados como Microsoft Teams Rooms o Zoom Rooms, que incorporan una pantalla táctil con sistema operativo embebido. Desde esa pantalla, puedes acceder a tu agenda de reuniones, unirte con un solo toque o incluso programar nuevas reuniones directamente desde la sala.
? Conectividad y montaje
- Conexión rápida por HDMI/USB-C
- Opciones de conexión inalámbrica mediante sistemas como Barco ClickShare o similares
- Cableado oculto o en canaletas
- Soporte de pared, mueble o soporte móvil según necesidad
? 3. Soluciones integradas vs. modulares
- Solución todo en uno: Ideal para salas pequeñas o empresas que buscan simplicidad.
- Configuración modular: Perfecta si ya tienes parte del equipamiento o buscas una solución a medida.
En Soft Controls ofrecemos ambas opciones, con kits preconfigurados y asesoramiento personalizado.
? 4. Compatibilidad con plataformas
Todos nuestros sistemas son compatibles con:
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- Webex y otras plataformas estándar
Muchos modelos están certificados para Zoom Rooms o Microsoft Teams Rooms.
? 5. Errores comunes a evitar
- Colocar la cámara a demasiada altura o fuera del eje visual
- Usar televisores con baja luminosidad en salas iluminadas
- Utilizar proyectores en salas de videoconferencia que obligan a bajar la luminosidad del espacio, lo cual perjudica la visibilidad de los asistentes y la imagen profesional
- Elegir microfonía insuficiente para el tamaño de la sala
- No probar la configuración antes de reuniones importantes
? 6. Recomendación final
Cómo equipar tu sala de reuniones con un sistema de videoconferencia. Si vas a invertir en una sala de reuniones, hazlo bien desde el principio. Una buena experiencia de videoconferencia marca la diferencia ante clientes y equipos.
En Soft Controls te ayudamos a elegir la solución ideal según el espacio, el presupuesto y las plataformas que usas. Además, puedes ver ejemplos de instalaciones en nuestra galería de proyectos.
